Por: Roxana Leotescu, responsable del Área Financiera y del Área Internaciona Empresarial de GB Consultores  

Los KPI (Key Performance Indicators) son los indicadores clave del desempeño que se utilizan para cuantificar los resultados de una determinada acción o estrategia en función de unos objetivos predeterminados y que se establecen con anterioridad.

Cada empresa debe identificar sus propios KPIs  exigiendo que, como mínimo, reúnan las siguientes características:

• Por definición un KPI debe permitir su medición con el fin de conocer su grado de avance o su recorrido hacía el objetivo fijado.
• Específico: se debe centrar en un único aspecto a medir, hemos de ser concretos.
• Los objetivos que nos plantearemos a la hora de establecer nuestros KPIs tienen que ser creíbles y coherentes con la situación de la empresa, con el sector de actividad y con la coyuntura.
• En ocasiones el exceso de información puede ser un problema y tenemos decenas de KPIs donde elegir, pero solo unos pocos nos dan información de interés, así que hay que ser selectivo con aquellos que realmente aportan valor al negocio y a las personas que lo gestionan.
• Disponibles a tiempo. Los KPIs deben ajustarse a unos plazos de tiempo razonables, definiendo aquellos de corto alcance y aquellos KPIs estratégicos que se irán cumpliendo en el tiempo.

Muchas empresas miden el performance de su negocio utilizando indicadores claves de negocio (KPIs) transaccionales, o métricas estándares de la industria, que les permiten gestionar el negocio de manera controlada, dado que permiten contribuir en lograr la posición estrategia que la organización está buscando.

Es necesario definir los KPIs de la organización para asegurar el nexo con los drivers subyacentes del valor y para facilitar que las distintas unidades de negocio sean capaces de centrarse en los objetivos principales a conseguir e impulsar los resultados del negocio.

De ahí, la distinción entre KPIs operacionales y KPIs financieros, siendo los primeros los que describen el nivel de actividad que tiene lugar dentro de una organización y los segundos los responsables de traducir las medidas operacionales a resultados financieros, como ventas, costes y beneficios.

Comparar el plan frente a la situación actual, así como reportar el rendimiento y proveer de capacidad de análisis haciendo uso de tecnologías como cloud y mobility para evaluar rápidamente el plan frente a la situación actual y actuar en consecuencia hace que muchas de las empresas puedan corregir desviaciones que pueden poner en entredicho la viabilidad de su negocio. En definitiva, este sistema permite identificar oportunidades de crecimiento de ingresos mediante el uso del análisis predictivo y posibilita la comparativa entre información interna y externa, así como ajusta planes, estrategias y acciones.

A la hora de definir el sistema de KPIs en una organización, nos deberíamos plantear las siguientes preguntas:

• ¿Qué queremos medir?
• ¿Por qué medimos este dato?
• ¿Realiza el seguimiento de los resultados de uno de nuestros objetivos?
• ¿Es un factor clave para la empresa?
• ¿Quién es el responsable de supervisarlo?
• ¿Con qué periodicidad conviene supervisarlo?

Es importante destacar que se trata de métricas que nunca se refieren a dinero, que son medidas muy frecuentes, no como los indicadores de resultado, que están asociados al ciclo de los cierres contables y que normalmente tienen una periodicidad cortoplacista, pudiendo revisarse diariamente o semanalmente.

El director general y el equipo directivo de la empresa son quienes actúan en función de los KPI, dado que son los que toman decisiones y hacen preguntas a sus equipos a partir de los mismos.

Los KPI determinan claramente qué es lo que deben hacer dichos equipos, y todo el personal involucrado debe entender claramente el indicador en cuestión. Asimismo, exigen un claro compromiso y responsabilidad, tanto de directivos como de cargos intermedios o incluso de otros profesionales sin subordinado, pudiendo constituir una poderosa herramienta asociada a la retribución variable.